Empezamos con este artículo una serie con el objetivo de aproximarnos a los marcos de gobierno del dato y cómo introducirlos en nuestras empresas, trabajando sobre las personas, los procesos y las herramientas tecnológicas que podemos utilizar para mejorar las posibilidades de éxito en la adopción que muchas empresas ya se están planteando o que tienen como objetivo en los próximos meses.
La importancia del gobierno del dato
El gobierno del dato es un conjunto de procesos que deben ser definidos y gestionados en las empresas para garantizar la seguridad, la confiabilidad, la integridad, la documentación, la administración y la auditoría de los datos.
Incluye políticas y procedimientos internos de control de los datos y contribuye a implementar un modelo gestionado de calidad de los datos en todas las fases del ciclo de vida de los mismos.
Hoy más que nunca estamos en una “sociedad del dato”. La informática en la nube, la inteligencia artificial y la gestión de los macro datos (el Big Data), son tecnologías que se alimentan y que procesan los datos en todas sus formas posibles para extraer conocimiento y potenciar el crecimiento inteligente de las empresas.
Las directivas y procedimientos efectivos de gestión de datos conducen a mejores resultados comerciales e impulsan el crecimiento empresarial, y en el competitivo mercado actual, es un requisito para las organizaciones.
En este contexto los datos son, posiblemente, el activo más importante que tienen las organizaciones hoy; y por eso la importancia de definir una buena estrategia de gobierno que tenga en cuenta el panorama general y apunte a un objetivo más alto pero que empiece por la implementación de un piloto más pequeño y controlado.
Entre los objetivos del gobierno de datos están:
- Garantizar que los datos se utilicen correctamente, tanto para evitar la introducción de errores de datos en los sistemas como para bloquear el posible uso indebido de datos personales sobre clientes y otra información confidencial. Eso se puede lograr creando políticas uniformes sobre el uso de datos, junto con procedimientos para monitorear el uso y hacer cumplir las políticas de manera continua. Además, el gobierno de los datos puede ayudar a lograr un equilibrio entre las prácticas de recopilación de datos y los mandatos de privacidad.
- Análisis más precisos y un cumplimiento normativo más sólido.
- Mejor calidad de los datos.
- Reducción de los costes de gestión de datos.
- Mejora del acceso a los datos necesarios para los científicos de datos u otros analistas y usuarios comerciales.
- Mejorar la toma de decisiones empresariales al brindarles a los ejecutivos mejor información.
Equipos de gobierno del dato
Para poner en marcha o mejorar un programa de gobierno de datos se deberá incluir un equipo de gobierno del dato, un comité directivo que actúa como el órgano de gobierno y un grupo de administradores de datos.
Estos equipos trabajarán juntos para crear los estándares y políticas para gobernar los datos, así como los procedimientos de implementación y cumplimiento que son llevados a cabo principalmente por los administradores de datos.
En estos procesos deberán participar directivos y otros representantes de las operaciones de la empresa, además de los equipos de gestión de datos y de tecnologías de la información.
La estrategia de estos procesos debe tener como objetivo mejorar los resultados comerciales deseados de las organizaciones, y de ahí la importancia de la participación de todos los niveles de la organización en la definición de la estrategia y la correcta alineación con los objetivos y la misión de las mismas.
Componentes de una iniciativa de gobierno del dato
Las iniciativas actuales de gobierno de datos suelen incluir los siguientes elementos.
Mapeo y clasificación de datos
El mapeo de los datos en los sistemas ayuda a documentar los activos de datos, así como el flujo de los datos a través de la organización (linaje). Los datos se pueden clasificar diferentes conjuntos de datos en función de factores como si contienen información personal u otros datos confidenciales, el área o departamento, los propietarios o responsables de los datos… Las clasificaciones son importantes porque influyen en cómo se aplican las políticas de gobierno de datos a conjuntos de datos individuales.
Glosario empresarial
Un glosario empresarial contiene definiciones de términos y conceptos empresariales utilizados en una organización, por ejemplo, lo que constituye un cliente activo, qué es una venta en términos de sus datos vinculados, etc. Al ayudar a establecer un vocabulario común para los datos comerciales, los glosarios comerciales pueden contribuir a los esfuerzos de gobierno.
Catálogo de datos.
Los catálogos de datos recopilan metadatos de los sistemas desde los que se obtienen los datos y utilizan esta información para crear un inventario indexado de los activos de datos disponibles en toda la organización.
Esta información incluye cómo se han procesado los datos (información sobre el linaje de los datos), funciones de búsqueda y herramientas de colaboración.
La información sobre las políticas de gobierno de datos y los mecanismos automatizados para hacerlas cumplir también se puede incorporar en los catálogos.
Mejores prácticas para el gobierno del dato
Trabajar con empresas que tengan experiencia en la puesta en marcha de proyectos de implementación de una estrategia de gobierno del dato o con la mejora de procesos existentes, es una excelente forma de contribuir al aprendizaje y la educación de los usuarios en la importancia del gobierno del dato y cómo trasladar estos procesos y herramientas al día a día de la organización.
Enumeramos a continuación algunas mejores prácticas o recomendaciones a partir de esta experiencia que podrían ayudar a asentar un buen marco de gobierno del dato en su organización.
Estrategia con foco en la foto general, pero con una propuesta de mínimos
El gobierno de datos es una combinación de personas, procesos y tecnología. Para comenzar a construir con una buena base, conviene tener en cuenta el panorama general, empezando por las personas, luego los procesos y finalmente la tecnología.
Sin las personas adecuadas, es difícil construir los procesos necesarios para la implementación técnica del gobierno de datos. Si identifica o contrata a las personas o empresas adecuadas para su solución, estas le ayudarán a desarrollar sus procesos y a obtener la tecnología para hacer bien el trabajo y obtener los resultados medibles de la adopción de este marco de gobierno.
Implementar un proyecto piloto (proyecto mínimo viable o PMV)
Con las personas y los procesos, es el momento de desarrollar un caso de negocios que apoye su objetivo de poner en marcha un marco de gobierno del dato alineado con los objetivos de su empresa.
Obtener la aceptación y el patrocinio de los responsables y directivos que formarán parte del proceso es clave a la hora de crear una práctica de gobierno de datos, pero la aceptación por sí sola no respaldará por completo el esfuerzo ni garantizará el éxito.
Construya un caso de negocio sólido identificando los beneficios y oportunidades que la calidad de los datos traerá a la organización y proporcione datos medibles de las mejoras que se pueden obtener, como un aumento en los ingresos, una mejor experiencia del cliente y eficiencia.
Es importante dar soporte a todos los involucrados en el proceso para que vean y comprendan tanto las necesidades de recursos y económicas necesarias como los posibles beneficios para la organización.
La mayoría de los líderes pueden estar convencidos de que la mala calidad de los datos y la mala gestión de los datos son un problema, pero sin un compromiso firme para impulsar el cambio, estos planes pueden quedarse cortos o no llegar a materializar un proyecto viable.
El proyecto debe tener métricas evaluables
Si no podemos medir el avance y el impacto de la estrategia y de las medidas adoptadas, será muy difícil poder convencer a la organización de los beneficios y de la consecución de los objetivos del plan de gobierno del dato.
Al realizar cualquier cambio, debemos medir a partir de una línea de base antes, para justificar los resultados después.
Recopile esas medidas con anticipación y luego realice un seguimiento constante de cada paso a lo largo del camino. Desea que sus métricas muestren los cambios generales a lo largo del tiempo y sirvan como puntos de control para garantizar que los procesos sean prácticos y efectivos y que la comunicación de los mismos sea efectiva para consolidar el marco de trabajo de gobierno del dato.
Definir una estrategia de comunicación periódica
Una buena comunicación durante todo el proyecto de implantación del plan de gobierno es fundamental. La comunicación y las métricas de las que hemos hablado antes, son herramientas clave para demostrar el impacto del programa, celebrar los triunfos y reconocer honestamente los contratiempos que aparecerán en el camino.
Para ello, se puede disponer y mantener una lista con las partes interesadas (stakeholders) en el proceso dentro de la empresa y asegurarnos de que las comunicaciones sean fáciles de acceder. Esto asegurará que las personas adecuadas sepan lo que necesitan saber, evitando sorpresas y socializando el progreso a lo largo de la organización.
Programa a largo plazo
La implementación de un marco de trabajo de gobierno del dato no es un proyecto a corto o medio plazo. Especialmente en organizaciones complejas.
Al implementar un programa de gobierno de datos, debemos asegurarnos de presentarlo como una inversión a largo plazo, no como un proyecto aislado. Un proyecto tiene una fecha de inicio y finalización. Sin embargo, el gobierno de datos es un proceso continuo e iterativo que consta de muchos subproyectos e hitos intermedios.
Comience con pequeños proyectos piloto y lleve los aprendizajes de estos proyectos a la empresa para informar iniciativas más amplias y más completas. Los programas de gobierno de datos pueden durar años, pero los proyectos individuales normalmente no deberían durar más de tres meses. Incorpore proyectos más pequeños a la estrategia de gobierno de datos a largo plazo para introducir cambios más fundamentales en su organización.
Tener claros y coordinados los roles y responsabilidades relacionados
El gobierno de datos requiere trabajo en equipo con entregables de todos sus departamentos o áreas implicadas.
Los roles claramente definidos son esenciales para todos los programas de gobierno del dato, y es importante asignar niveles de propiedad en toda la organización. Determinar quién tiene autoridad y responsabilidad ayudará a socializar su programa de gobierno de datos y establecer una estructura inteligente de crecimiento. Esta información se llevará al catálogo de datos en la herramienta o tecnología con la que trabajen.
Los roles de gobierno de datos varían ligeramente entre organizaciones, pero algunos de los más comunes pueden incluir:
- Consejo de gobierno del dato (comité directivo / nivel estratégico): Órgano de gobierno responsable de la orientación estratégica del programa de gobierno de datos, la priorización de proyectos e iniciativas y la aprobación de políticas y estándares de datos en toda la organización.
- Junta de gobierno de datos (nivel táctico): Conjunto de personas que desarrolla las políticas y prácticas de una organización para tratar los datos como un activo estratégico de la compañía.
- Administradores de datos: un administrador de datos crea sistemas de bases de datos que satisfacen las necesidades de una organización para los datos que planean recopilar o que ya han recopilado.
- Propietarios de datos: un propietario de datos es una persona que es responsable de un activo de datos.
- Mayordomos de datos (data steward): un mayordomo de datos es responsable de utilizar sus procesos de gobierno de datos para garantizar la calidad de los elementos de los datos, incluidos el contenido y los metadatos.
- Usuarios de datos: los usuarios de datos son miembros del equipo con la responsabilidad directa de ingresar y usar datos como parte de sus tareas diarias. Pueden acceder e investigar directamente conjuntos de datos integrados a nivel de registro de la unidad con fines estadísticos y de investigación.
En última instancia, el gobierno de datos se trata de personas, procesos y tecnología. Un proyecto de adopción que vaya cosechando éxitos, dará como resultado una comprensión clara sobre los orígenes de los datos y quién es el responsable de qué dato.
También da como resultado procesos conocidos a seguir cuando se requieren cambios de datos. Tómese el tiempo para comprender el valor de las personas que elija para administrar el proceso y operar dentro de la tecnología. Juntas, estas personas proporcionarán datos en los que puede confiar, utilizarlos para la toma de decisiones estratégicas e impulsar a su organización hacia adelante. Obtenga más información sobre el análisis de autoservicio gobernado a escala.
Esperamos que con estas pautas generales tenga una visión de alto nivel sobre la qué es y la importancia de tener una estrategia y poner en marcha un proyecto de gobierno del dato en su organización, así como algunos componentes importantes de cualquier marco de trabajo de estas características, así como algunas mejores prácticas para empezar o aplicar a su proyecto de gobierno del dato.
En el próximo artículo analizaremos un poco más en detalle los componentes básicos que hemos introducido en este artículo desde la perspectiva de la propuesta tecnológica de Microsoft, con su solución Azure Purview: mapeo de datos, glosario y catálogo de datos.
Conclusión
Se han presentado unas pautas generales para tener una visión de alto nivel sobre qué es y la importancia de tener una estrategia y poner en marcha un proyecto de gobierno del dato en su organización, así como algunos componentes importantes de cualquier marco de trabajo de estas características. Se han introducido algunas mejores prácticas para empezar o aplicar a su proyecto de gobierno del dato y se han enumerado los roles que intervienen en los mismos.
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