¿Qué son las no conformidades?
En cualquier proceso se pueden producir errores. En una empresa, una pieza defectuosa en una línea de producción o la demora en la recepción de un pedido de compra, pueden significar costes muy elevados. Dependerá de la preparación y capacidad de reacción de la empresa para que estos costes sean los más bajos posibles.
Parte de esta preparación pasa por aprender de los errores y evitar que vuelvan a ocurrir. Aprender en qué parte del proceso ocurrieron, cuáles fueron las causas y qué medidas se tomaron para resolverlos. Es decir, para llevar un registro de las no conformidades se tendrá que controlar y medir cada parte del proceso operativo, tener un registro centralizado de errores y soluciones tomadas.
¿Por qué gestionar las no conformidades?
Sage X3, desde su versión 12, permite gestionar estos errores o incidencias en su módulo de no conformidad. En este módulo se pueden controlar todas las etapas del ciclo correctivo/preventivo de una no conformidad, desde un fallo en el proceso productivo o el diseño de un producto. Así también, los riesgos operativos relacionados se pueden gestionar en todas las etapas, desde la creación de la no conformidad hasta la corrección de un error o la entrega de un producto final que cumpla las normas de calidad.
El control de calidad es primordial en el desarrollo y mantenimiento continuo de un producto o servicio. La función de no conformidades permite registrar cualquier tipo de incidencia en cualquier proceso operativo y por cualquier usuario. Estas incidencias, además, pueden vincularse a los siguientes documentos de forma nativa y con la trazabilidad de documentos correspondiente:
- Devoluciones de clientes
- Recepciones de compra
- Seguimientos de fabricación.
En un entorno industrial, es posible que los procedimientos de calidad detecten que un artículo fabricado no cumple con los criterios esperados o que un componente comprado contiene defectos de origen. La función no conformidades permite recopilar toda la información importante en un único repositorio centralizado. La no conformidad declarada muestra todos los detalles y la información relevante que permitirán analizar las causas de la incidencia o fallo detectado.
Luego de registrar esta incidencia, la función de no conformidades utiliza procedimientos estándar para gestionar todas las etapas preventivas o correctivas que se requieran:
- Permite asignar colaboradores clave a la incidencia para evaluar y determinar si hay un problema. Ellos, analizan la causa principal de la incidencia y registran sus resultados. También pueden añadir comentarios sobre las acciones correctivas que hay que realizar.
- Proporciona visibilidad de todas las acciones preventivas y correctivas propuestas. En la siguiente etapa del proceso, los colaboradores autorizados para intervenir en el ciclo correctivo/preventivo pueden asegurarse de que los impactos técnicos de las acciones realizadas se han probado y aprobado en calidad. Además, gracias al fácil acceso a la información clave y a los datos necesarios para realizar las acciones correctivas y preventivas, se puede controlar y reducir el riesgo operativo.
- Las acciones correctivas/preventivas se pueden ajustar para adaptarse a la evolución del negocio o realizar un mejor análisis de las causas de la no conformidad. De esta forma, se pueden evitar los cambios no autorizadas o accidentales en un proceso o producto.
- Se puede señalar la estrategia que hay que adoptar para realizar las acciones correctivas/preventivas y, de esta forma, eliminar la causa de la No Conformidad.
Finalmente, luego de haberse identificado el error y definido el plan de acción a tomar, se puede gestionar, una a una, la evolución de las acciones implantadas. El módulo de no conformidades, junto con reuniones frecuentes de control, es una herramienta eficaz y efectiva que permite entregar un producto/proceso funcional y conforme.
Desde su versión 12, Sage X3 introduce de manera estándar la gestión de No Conformidades que junto con la planificación de reuniones frecuentes para evaluar los sistemas, procedimientos y normas de calidad permiten:
- Prevenir problemas
- Reducir costes de calidad
- Reducir riesgos operativos
