El análisis de datos para obtener información útil no es algo nuevo. Se ha hecho desde tiempos remotos, pero como con todo, es cuando le ponemos nombre cuando empezamos a darle una identidad, y su importancia.
Hablar de Business Intelligence en las empresas hace unos años era tarea que sabias terminaría con caras de aburrimiento, confusión, sensación de “esto no es para mí”. Las herramientas disponibles estaban restringidas a profesionales muy técnicos con amplios conocimientos en entornos de datos, pero muy poco de negocio. Bases de datos relacionales, datawarehouses, cubos multidimensionales, hojas de cálculo infinitas y tediosas herramientas de reporting bajo demanda que solo podían configurar desde IT, por lo que el resto de departamentos perdían el interés.
Pero el horizonte cambió, llego la democratización del BI y se dotó a los usuarios de negocio con herramientas intuitivas de autoservicio de BI en las que apoyarse para la toma de decisiones basadas en datos. Llegó Power BI.
Power BI es una herramienta de análisis empresarial desarrollada por Microsoft que permite al usuario conectar, analizar y visualizar los datos de su negocio aportándole información muy valiosa para la toma de decisiones.
¿Y por qué Power BI y no otras?
- Por ser líder. Por duodécimo año consecutivo Gartner ha situado a la cabeza en herramientas de Business Intelligence a Power BI dentro de su cuadrante mágico.
- Por la confianza de estar bajo el paraguas de una de las nubes de BI de mayor tamaño y crecimiento, Azure.
- Por su bajo coste. Un coste más que razonable teniendo en cuenta su potencia. Con distintos niveles de precios y funcionalidades atendiendo a las necesidades.
- Por su perfecta integración con la hoja de cálculo más utilizada en todo el mundo: Excel.
- Por su interfaz intuitiva, sin código ni complicadas instrucciones, que dibujan una curva de aprendizaje óptima.
- Por poder atender las necesidades de análisis de datos individuales y corporativos bajo una única plataforma, eliminando las islas de conocimiento.
- Por poder hacer uso de los avances más recientes en Inteligencia Artificial de Microsoft.
- Por integrarse con Microsoft Power Platform, la plataforma que permite convertir datos en acciones automatizando flujos de trabajo en función de las conclusiones.
Somos conscientes de que cuesta afrontar la inversión, pero los beneficios de tener un proyecto de BI son muchos y, si aún no estás obteniendo información de tus datos, siento decirte esto: quizá llegues tarde… cada vez son menos las empresas que aún no han empezado sus proyectos de BI, y probablemente tus competidores ya estarán tomando decisiones basadas en información objetiva.
En este artículo te explico cómo puedes ahorrar en tus costes de licenciamiento en Power BI.
Opciones de licenciamiento en Power BI
Si ya estás convencido de que Power BI es la herramienta que necesitas vamos ahora a analizar, de todas las opciones disponibles, cuál es el licenciamiento que se adapta a tu necesidad.
En primer lugar, será necesario Power BI Desktop, la herramienta de descarga gratuita necesaria para la confección de los distintos informes. Con ella se obtienen los datos necesarios accediendo a cientos de orígenes posibles, ya sean locales o en la nube. Permite modelar dichos datos de forma ágil en un entorno amigable. Y ofrece la interfaz para crear informes con visualizaciones de datos interactivas.
Y como la Inteligencia de Negocio no es tal sin la colaboración corporativa, necesitamos establecer ese entorno de colaboración. Power BI se presenta en varios sabores, cada uno pensado para un entorno colaborativo determinado.
Si la necesidad es dotar a la compañía de sistema analítico que sea confiable, histórico, consolidado y expandible a diferentes áreas, debemos apoyarnos en Power BI Pro o Power BI Premium.
Power BI Pro
Este modelo de licenciamiento provee del entorno analítico en la nube Microsoft para los usuarios que dispongan de una de estas licencias individuales, pudiendo crear un entorno empresarial.
Poseer una licencia Power BI Pro permite publicar informes creados con Power BI Desktop en el portal Power BI y compartirlo con aquellos usuarios que desee, que dispongan de igual manera de una licencia, así como consumir los compartidos por otros usuarios.
Es el modelo de licenciamiento idóneo para empresas de pequeño y mediano tamaño o entornos departamentales en los que se necesitan características de autoservicio de BI con un entorno de colaboración, publicación y uso compartido totalmente administrado por Microsoft.
El coste de cada licencia se mueve entre los 8,40€ usuario/mes en modelo Pay-As-You-Go de Microsoft y los 7,83€ usuario/mes (ejemplo), en modelo CSP con SolidQ.
Power BI Premium
Para un entorno de colaboración mayor, la elección seria Power BI Premium.
Permite añadir un entorno de Inteligencia Empresarial con recursos de almacenamiento y procesos dedicados en la nube Microsoft.
Incluye la posibilidad de publicar informes tanto en nube como en entorno local (con Power BI Report Server), dando acceso para consumir los informes y paneles a cualquier usuario, interno o externo, aun sin licencia individual Power BI Pro.
Los usuarios que deban tener la capacidad de publicar informes, ya sea en la nube como en el entorno local, seguirán necesitando adicionalmente una licencia de Power BI Pro.
Power BI Premium dota además de controles de administración e implementación avanzados.
En definitiva, Power BI Premium está basado en capacidad.
Dentro de este modelo de licenciamiento, en función de la potencia de procesado, capacidad y almacenamiento del recurso dedicado existen varios niveles.
(*) Precios actualizados en Noviembre 2019.
Power BI Report Server
Una opción adicional para el entorno analítico para aquellas empresas que aún no se atreven a dar el salto a la nube es Power BI Report Server. Esta versión de Power BI es un servidor de informes local que provee de un portal web donde cargar, visualizar y administrar los informes de Power BI, aunque con funcionalidades restringidas respecto a sus hermanos en la nube.
Hay dos vías para obtener Power BI Report Server, bien a través de Power BI Premium, que lo incluye en sus funcionalidades o bien como beneficio del Software Assurance en licencias de SQL Server Enterprise.
Power BI Embedded
Si su necesidad no es tanto de colaboración corporativa e Inteligencia de Negocio para su empresa, sino dotar a sus clientes de paneles e informes de análisis dentro de sus propias aplicaciones o entornos web, necesitará Power BI Embedded.
Puede asegurar la privacidad de los datos con seguridad a nivel fila limitando los datos que visualizan los usuarios según su identidad.
Permite escalar en función de la demanda aumentando o disminuyendo los recursos proporcionando una experiencia a sus usuarios sin fisuras.
Puede localizar sus paneles e informes en cualquier región de Azure, permitiendo el cumplimiento de las distintas normativas según zonas.
No requiere licencias individuales para los consumidores, únicamente los publicadores necesitan licencia de Power BI Pro, y el coste se establece en función del consumo.
Power BI Mobile
Como el “Aquí y ahora” es ya requisito indispensable a la hora de analizar y tomar decisiones, Power BI también llega a los dispositivos móviles Windows, iOS y Android.
Para estar siempre conectado a los datos, consultar paneles e informes desde cualquier lugar, realizar anotaciones en los informes mediante pantalla táctil y compartir informes.
Power BI Descktop permite realizar informes especialmente adaptados a Power BI Mobile, para que la experiencia de usuario sea óptima.
Y por supuesto, la descarga es gratuita.
Puedes comprar las licencias directamente a Microsoft, pero si te las proporciona un partner CSP como SolidQ, te cuestan lo mismo o menos y además, te asesoramos.
Cómo ahorrar en licencias de Power BI
Las decisiones que consideramos más importantes a la hora de arrancar un proyecto de BI suelen estar generalmente del lado del diseño del mismo. Qué datos quiero analizar, dónde están esos datos, qué tipo de información quiero conseguir, etc. Posteriormente, nos solemos centrar en la tecnología que vamos a usar.
Pero, generalmente, nos encontramos empresas que ya usan Power BI y no se han parado a analizar uso que los usuarios darían a su licencia dentro de su organización. ¿Quiénes consumirán este BI? Esta situación suele provocar un dimensionamiento equivocado de la tecnología (e inversión) que necesitan.
Si centramos nuestro análisis en Power BI, hay varios puntos a tener en cuenta.
- ¿Quién consumirá informes? Por lo general el arranque suele ser departamental. Un fragmento de la compañía que necesita analizar sus datos por motivos concretos. Centrarse en dimensionar el proyecto y elegir el modelo de licenciamiento en base solo a este inicio, puede llevar a tener que modificar el modelo y “desechar” la inversión ya realizada.
- ¿Cuántos publicadores tendré? La expectativa que genera una nueva herramienta, con las atractivas características de Power BI, es grande. Probablemente saldrán interesados por doquier con la idea de crear muchos informes, muchos paneles y analizarlo todo. Todo el mundo querrá su licencia Power BI Pro para hacer, deshacer, publicar, compartir, etc. Pero ¿tendrán continuidad o pasara lo mismo que con los juguetes dos semanas después del día de Reyes? Hacer un análisis de quien realmente necesitamos que comparta los paneles e informes o centralizar dicha tarea en determinadas personas, nos ayudará a optimizar en el gasto de licencias.
- ¿Cuántos informes serán realmente necesarios? El volumen es importante, sobre todo en algunos entornos de licenciamiento. Hacer un cálculo de ese volumen, ya sea de información o de consultas de informes, nos ayudará a dimensionar, por ejemplo, el tipo de nodo Power BI Premium que necesitaré o el nivel de Power BI Embedded.
- ¿Cuál será el entorno de consumo de los paneles e informes? ¿Consumirá solo mi empresa?, ¿necesitaré compartir con usuarios externos?… En cualquier caso, también necesitaríamos poder aventurarnos a predecir lo que ocurrirá a futuro.
Si has realizado este análisis inicial tendrás muchas más posibilidades de haber optimizado tu inversión en Power BI, pero ¿crees que has acertado?, ¿cambiará la cosa con el tiempo?… La única manera de estar seguros es analizar el entorno, cuando ya esté desplegado y en funcionamiento, y hacer seguimiento de este análisis a lo largo del tiempo.
Por eso hemos desarrollado Power BI Audit, una herramienta que permite conocer quién cuándo y cómo se accede a los informes. Un “power Bi para power BI”, que ya está ayudando a varios de nuestros clientes a ahorrar en sus costes de licenciamiento. (Haz clic aquí para obtener más información sobre la solución Power BI Audit (¡en promoción hasta el 31 de Diciembre de 2019!) o en este artículo para entender cómo funciona)
Además, esta herramienta te ayudará a “justificar” quién accede a la información y cuándo (uno de los requisitos de la GDPR).
¿Quieres que te ayudemos a revisar si puedes ahorrar en tu licenciamiento de Power BI? Tanto si ya tienes licencias, como si vas a empezar tu proyecto de Business Intelligence, en SolidQ podemos ayudarte a rentabilizar tu inversión. Contacta con nosotros 🙂
