El término “Inteligencia de Negocios” (Business Intelligence), conocido habitualmente como “BI”, es muy utilizado hoy en día; lo utilizan tanto expertos, como las propias compañías que desarrollan productos de esta área. Hay una gran cantidad de definiciones, y tampoco es el objetivo de esta entrada hacer una definición exhaustiva del término, sino que va orientado principalmente a transmitir este concepto.

¿Qué es Business Intelligence?

Vamos a comenzar con una de las definiciones que, desde mi punto de vista, mejor lo expresa y sintetiza:

“Es el conjunto de estrategias, tecnologías y metodologías que nos ayuda a convertir los datos en información de calidad, y dicha información en conocimiento que nos permita una toma de decisiones más acertadas y que nos ayude así a mejorar nuestra competitividad”

De esta definición es de destacar su comienzo, ya que es muy habitual cuando se habla de BI dejar este concepto ligado únicamente a la palabra tecnología y no es correcto, simplemente es dejar incompleto su alcance y definición, BI va mucho más allá de la tecnología, aunque ésta es necesaria: “Es el conjunto de estrategias, tecnologías y metodologías…”

Otro aspecto importante de la definición anterior es tener claras las diferencias entre “datos” e “información”. Los datos, aunque son necesarios y son la base de todo sistema de información, por sí solos aportan muy poco, veamos algunos ejemplos:

  • Importe de una factura: 192,05€
  • Teléfono de un cliente: 600 123 456
  • Coste del producto XXXXX: 0,7534€
  • Cantidad vendida hoy del producto XXXXX: 12 unidades
  • Importe de la caja en efectivo de hoy: 1.237,54€
  • El saldo de un proveedor a día de hoy: 37.845,38€

Cuando realmente se incrementa la aportación de valor de dichos datos es cuando se estructuran, se agrupan, se clasifican, se depuran para eliminar incoherencias y se entregan al usuario facilitándole la respuesta a sus preguntas de negocio, es decir, cuando los hemos convertido en “información”.

Adicionalmente, a partir de esta información, podemos ir un paso más allá y obtener conocimiento a partir de dicha información (mediante complejos algoritmos que nos facilitan muchas herramientas de hoy en día ya empaquetados y listos para usarlos)

A continuación se muestra otra definición un poquito más resumida:

Es la aplicación de conocimientos derivados del análisis de datos para obtener mejores resultados

Y finalmente esta última que transmite la esencia del concepto:

Es transformar datos en conocimiento

La siguiente figura plasma de forma gráfica las diferencias entre datos, información y conocimiento:

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Un sistema de BI, es aquel en el que tenemos centralizados los datos e información que necesita la empresa, procedentes de diversas aplicaciones, bases de datos, archivos (esto incluye archivos de texto, libros de Excel y otros tipos de archivos), páginas y servicios web, fuentes open data, etc. Estos datos no están tal y como se obtienen de los diversos orígenes, sino que han sufrido una serie de procesos de transformación y limpieza, tienen una mayor calidad; están elaborados y dispuestos para responder a las preguntas de negocio que les van a realizar los usuarios de una forma eficaz, rápida y certera, evitando que haya más de una versión de la verdad.

En muchas ocasiones no se trata sólo de obtener cierta información o conocimiento para la toma de decisiones, sino que también es de suma importancia tener “a tiempo” dicha información. A veces las empresas pasan más tiempo buscando y generando información entre los datos que analizándola. De nada me vale poner a una persona a extraer los datos de forma manual, por ejemplo, a un Excel, desde todas nuestras aplicaciones; prepararla, depurarla, cuadrarla, darle una forma de visualización apropiada y presentarla si esta tarea nos lleva 3 días de trabajo y necesitamos tomar mañana una decisión. Tampoco tiene sentido que si necesitamos esa información periódicamente, haya una persona haciendo todo ese proceso lento, tedioso y repetitivo cada cierto tiempo. Lo interesante es automatizar y mejorar estos procesos mediante sistemas de BI y poder dedicar nuestros equipos humanos al análisis de dicha información, no a su generación.

Para facilitar la comprensión del concepto de Business Intelligence, vamos a utilizar un símil que le será de ayuda.

¿Qué es Business Intelligence?, es el GPS de nuestros negocios

A día de hoy cuando nos disponemos a realizar un viaje a un lugar en el que aún no conocemos, debemos seguir una serie de pasos, bien de forma tradicional (utilizar mapas, orientarnos, preguntar) o bien utilizando un GPS. Si utilizamos un GPS tendremos mucha más información sobre el camino a recorrer hasta el destino, nos enteraremos rápidamente cuando nos desviamos de la ruta marcada, tendremos estimaciones del tiempo que queda para llegar y dispondremos de datos detallados sobre todo lo realizado en el camino una vez que lo hemos recorrido.

En los Negocios también podemos optar por estas dos alternativas una vez fijada nuestra estrategia (en el símil con el viaje, es nuestro destino), y el sistema de Business Intelligence es nuestro GPS:

  • Nos indica el camino a seguir, según el plan estratégico que hemos marcado
  • Nos indica en todo momento por qué punto del recorrido vamos, y cómo vamos con respecto a los objetivos fijados
  • Nos envía alertas si nos desviamos del plan trazado. Bien cuando consultamos los cuadros de mando y vemos el estado de los indicadores, bien de forma automatizada recibiendo dichas alertas para que estemos informados en tiempo real de cualquier desviación
  • Siempre podemos analizar, con todo detalle, el camino recorrido mediante un amplio sistema de informes y mediante herramientas que nos permiten interrogar directamente al sistema sobre lo que ha ocurrido (consultas e informes ad-hoc)

gps

Por supuesto, si no tenemos definida una estrategia, con su correspondiente plan estratégico, hitos, planificación, presupuestos y demás, el aporte de un sistema de Business Intelligence será mucho menor, ya que no hay un rumbo claro definido, y se queda habitualmente limitado a mejorar el estudio de lo que ha ocurrido, a estudiar y analizar la historia de la empresa.

En la próxima entrega de ¿Qué es un sistema de Business Intelligence? continuaremos desgranando las definiciones expuestas hasta el momento y hablaremos de la importancia de tener una “Única Versión de la Verdad”.

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