La importancia de una buena estrategia y cuidado de la tesorería en las empresas la aprendimos de una forma traumática durante el transcurso de la crisis de 2008. Estábamos en un contexto, en el que efectos tales como falta de solvencia y liquidez, se sumaron para provocar no pocos procesos concursales, con el consiguiente coste tanto a niveles macro como micro en la economía de nuestro país.

Esto, bajo mi punto de vista, ha provocado que las empresas (sobre todo en el segmento corporate), hayan dado a la función de los departamentos de tesorería una importancia estratégica, fortaleciendo las capacidades, herramientas y conocimientos de esta área. En definitiva, una mayor preparación para poder afrontar con garantías situaciones que cada vez son más complejas y frecuentes.

Sin embargo, un efecto que observamos frecuentemente es que todavía nos queda un largo recorrido en la aplicación de tecnología, y, en definitiva, en la automatización de las funciones asociadas al control tesorero. Si bien, para las grandes corporaciones, es casi obligatorio disponer de herramientas tales como Sage XRT™, que permiten gestionar todo el ciclo de vida financiero, las medianas empresas todavía siguen asociando tecnología financiera con proyectos de compleja implementación. De hecho, si hacemos un “retrato robot” de un cliente medio de Verne Techpodríamos estar hablando de una compañía de entre 25 y 200 M€ de facturación, con un entorno de gestión financiera ya de cierta complejidad, y que utiliza para la gestión de la tesorería, a nuestro principal competidor…. Sí, las socorridas hojas Excel ™.

Y si bien, es innegable el poder de personalización que podemos alcanzar con Excel, con verdaderas “obras de arte” de la ingeniería financiera plasmadas sobre sus celdas, no es menos cierto, que el grado de seguridad, fiabilidad de la información y baja automatización, hacen que sea una solución mejorable.

Es en situaciones como la actual, en las que la caja es clave para la supervivencia y posterior crecimiento de la actividad empresarial, cuando realmente se pone a prueba la capacidad de gestión del área y salen a la luz las ineficiencias en automatización.

Hoy en día, y mucho más en entornos de complejidad media/alta (número elevado de movimientos bancarios, numerosos instrumentos tanto nacionales como internacionales, diversidad y volumen de operaciones financieras, control de diferentes divisas, bancos y cuentas bancarias), el departamento financiero no puede permitirse ir a remolque de la situación, en base a echar horas para actualizar los datos, que, en muchas ocasiones, al no llegar a tiempo, no permiten adelantarse a las situaciones del día a día.

Es evidente que una buena gestión de tesorería es aquella que permite adelantar posibles situaciones de picos o valles de liquidez, con el suficiente plazo para que la dirección financiera sea capaz de encontrar soluciones, utilizando todos los medios que tiene a su disposición. La clave, en este sentido es el tiempo, y por ello necesitamos dotarnos de tecnología que nos permita adelantar esas horas vitales, que pueden marcar grandes diferencias.

Incorporar tecnología de automatización en tesorería, está hoy al alcance de cualquier pyme. Lo que anteriormente estaba reservado por costes, a las grandes corporaciones, se ha democratizado, gracias entre otros factores, a la incorporación de tecnologías Cloud en modo pago por uso, y al modularidad de este tipo de plataformas.

De hecho, habitualmente, nuestros proyectos con clientes comienzan con tareas muy sencillas y económicas de implementar, como por ejemplo la automatización de descarga de extractos bancarios. El mero hecho de no tener que recurrir manualmente a recoger uno a uno, los diferentes ficheros y su posterior tratamiento, supone un gran impacto en la reducción de trabajo de poco valor para una compañía. Si a esto le sumamos la posibilidad de automatizar las tareas de conciliación en un porcentaje cercano al 90%, podemos ir llevándonos estos números a nuestras empresas y contar el número de horas que nuestros colaboradores emplean para poder tener estos trabajos diarios y vitales para conocer nuestras posiciones de tesorería.

Tener una foto a tiempo real y con una previsión a corto, medio y largo plazo de nuestra posición, contando para ello con los diferentes sistemas de entrada/salida de dinero de nuestras compañías, es el elemento central de cualquier sistema de automatización de tesorería.

Yéndonos a un paso de madurez superior, es necesario prepararnos trabajando con presupuestos de tesorería anuales, que nos permitan comparar de una forma sencilla las previsiones frente al real, dejándonos así el tiempo necesario para poder adelantarnos y tomar medidas correctoras lo más pronto posible. Para poder llegar a niveles de automatización adecuados, en este sentido, necesitamos sistemas que conecten los reales bancarios y los comparen con las previsiones de cobros/pagos de nuestros diferentes sistemas de gestión empresarial, por lo que estos datos no deberían estar moviéndose de forma manual

La gestión de nuestro negocio con los bancos es otro de los grandes “abandonados”, cuando la carga de trabajo manual del departamento es elevada y sólo nos permite centrarnos en lo urgente. Surgen, entonces cuestiones como las siguientes :¿Controlamos cómo de balanceado tenemos el negocio con los diferentes bancos, para posteriormente establecer mejores negociaciones con ellos? ¿podemos saber a tiempo real, si en alguna operación, cualquier entidad no está cumpliendo con los términos acordados (tipos de interés por operación, días de fecha en valor, etc)? ¿podemos anticiparnos, con una combinación de todas las condiciones bancarias y previsiones de pagos y cobros a posibles “descubiertos” en determinadas cuentas? Son cuestiones de importancia elevada, a la hora de cuidar tanto nuestra caja, como de nuestra reputación y calificación frente a nuestros proveedores y clientes clave.

Y por último, pero no por ello menos importante, está el control de la seguridad de pagos, ya no solo a nivel nacional sino internacional. A nadie se le escapa, que hoy en día, y más en departamentos donde estamos gestionando el dinero de nuestras compañías, la posibilidad de vulneraciones por ciberataques es un hecho, y que sus efectos pueden ser devastadores a todos los niveles. ¿Tiene sentido que aún a día de hoy estemos enviando ficheros de pagos y cobros “en plano” hacia nuestras entidades bancarias? ¿Cómo y quién autoriza determinados pagos a nivel directo con bancos?  En este sentido, aportamos soluciones, que nos permitan reducir significativamente el número de puntos de contacto con el exterior usando funciones de seguridad, encriptación y firma avanzada. Buscamos también de este modo, controlar de forma centralizada, todo el mecanismo de cobros y pagos de nuestras compañías tanto con entidades nacionales como extranjeras, consiguiendo además de un elevado control y seguridad, un importante ahorro en tanto en tiempo como en dinero para dichas actividades.

Si a todos estos elementos de alto impacto, añadimos la posibilidad de añadir soluciones de BI, a la medida de cualquier departamento financiero, de forma que podamos establecer una serie de cuadros de mando adecuados a cada responsabilidad en la empresa, podremos completar la fotografía de sistema de gestión de tesorería completamente automatizado, que nos permita en adelante pasar a un siguiente nivel de madurez y proceso de mejora continua, que podrá permitir a las empresas, diseñar planes de contingencia simulando diferentes escenarios posibles, y en definitiva mejorando notablemente el nivel de resiliencia de nuestras compañías.

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