En la entrada anterior de ¿Qué es un sistema de Business Intelligence? expusimos una serie de definiciones de Business Intelligence, sigamos desgranando las definiciones anteriores. Una de las frases que ha aparecido anteriormente, y de la que también vamos a resaltar su importancia es “Un sistema de BI, es aquel en el que tenemos centralizados los datos e información de la empresa…”.
Business intelligence datos únicos integrados: El eterno problema, las discusiones por quién tiene la cifra correcta
¿Quién no ha asistido a una reunión en la que se trataba de tomar una decisión y en la que varias personas han presentado informes con resultados diferentes? ¿Qué ha ocurrido en estas reuniones?
Bien la respuesta es sencilla, creo que esta experiencia la hemos vivido todos, y lo que ha ocurrido es que la reunión se ha centrado en discutir quién está aportando el informe correcto y no en tomar la decisión más apropiada.
¿A qué se debe esto? Pues básicamente a que no se dispone de un sistema de información centralizado desde el que obtener la información necesaria, en el que, independientemente de quien obtenga el informe, como los cálculos están ya definidos y realizados y todo el mundo obtendrá el mismo resultado. Por el contrario, lo que ha ocurrido es que varios asistentes han generado dicho informe de forma manual, generalmente utilizando criterios de cálculo y componentes diferentes, y peor aún, en alguno de los casos incluso cometiendo errores de cálculo o de introducción de datos.
Por tanto, es de vital importancia que en los sistemas de Business Intelligence exista un repositorio centralizado de información y conocimiento, que tenga una versión única de la verdad.
No queremos decir con esto que un sistema de BI (Business Intelligence) no pueda tener fallos, errores de cálculo y demás, ni que represente la verdad absoluta, sino que representará la verdad definida dentro de esa empresa y sus diversos procesos de negocio y que seguirá habiendo disparidad de criterios entre personas debaten sobre los cálculos a realizar. La diferencia es temporal, estos se deben trasladar al momento de la creación del sistema de BI, ahí sí que se va a discutir todo lo que se necesite sobre ello, pero una vez aceptados y asignado un responsable, ese cálculo se aceptará como correcto por todo el equipo humano de la empresa. Con ello queremos decir simplemente que se traslada el momento de la discusión sobre los cálculos, en ningún caso que no exista.
Respondiendo a preguntas analíticas
Los sistemas de Business Intelligence no son un sustituto de los informes de las aplicaciones existentes, no por implantar un sistema de BI dejan de tener utilidad las formas que ya hay en la empresa de obtener información, sino que simplemente algunas se seguirán utilizando y otras serán sustituidas. Para entender esta complementariedad de los sistemas de BI vamos a plantear una serie de preguntas que dividiremos en dos bloques: preguntas sobre transacciones y operaciones del día a día, y preguntas analíticas:
Podríamos crear una lista interminable de preguntas de ambos tipos, lo vamos a dejar así y esperamos que hayan quedado claras las diferencias entre un grupo de preguntas y otro, aunque siempre habrá dudas y preguntas que encajen en los dos grupos, no hay una línea definida ni la habrá. Esto no tiene la menor importancia, simplemente las obtendremos por el sistema que nos facilite la respuesta, lo importante es poder obtener respuestas en tiempo y forma a todas esas preguntas y a cualquier otra que nos pueda surgir.
Business Intelligence datos únicos integrados, información de calidad
Cada día es más importante para las empresas el hecho de disponer de una información de calidad, les ayuda enormemente a obtener ventajas competitivas e identificar riesgos. Desde hace tiempo, ya no es suficiente con tener una inmensa cantidad de datos almacenados en nuestros sistemas, que crecen además de forma exponencial. Esos datos de nada nos valen si no somos capaces de comprender su significado, de elaborarlos y transformarlos en información de calidad, que sea capaz de responder a las preguntas que se plantean los usuarios de negocio (ver tabla anterior).
Informes analíticos para Business Intelligence con datos únicos integrados y de calidad. Diferencia con los informes tradicionales
Para complementar las diferencias entre los tipos de preguntas vistos anteriormente vamos a incluir la siguiente tabla donde se establecen las diferencias fundamentales entre las características de los informes que nos proporciona un ERP o cualquier otro sistema transaccional, que son los que se suelen utilizar para responder al primer grupo de preguntas y los que nos proporciona un sistema de BI que se suelen utilizar para responder preguntas analíticas:
Hasta aquí la segunda entrega de ¿Qué es un sistema de Business Intelligence?, en la siguiente entrega estudiaremos la arquitectura típica de un sistema de BI.
