Creando cuadros de mando con PPS-Monitoring

Guion de detalle de la sesión Creando cuadros de mando con PPS-Monitoring que tendrá lugar el próximo día jueves 22 de Enero de 2009 a las 4 de la tarde hora española.

Enlace del evento para registrarse:

Webcast TechNet:  PerformancePoint Server Creando cuadros de mando con PPS-Monitoring

• Agenda. Esta es la agenda que seguiremos a lo largo de esta sesión.
  • Gestión del Rendimiento – Metodologías
  • Recursos disponibles
  • Cuadros de mando
  • Seguridad
  • Resumen
  • Preguntas

• Gestión del rendimiento Gartner

  “Combination of management methodologies, metrics and IT (applications and tools) that enables us to define, monitor and optimize results and outcomes to personal or departmental objectives while enabling alignment with strategic objectives across multiple organizational levels (personal, process, group, departmental, corporate or business ecosystem)”  

  Gartner 2006 – “Understand Performance Management to better manage your business”

• Gestión del rendimiento es una combinación de métodos de gestión, métricas y elementos de IT. (aplicaciones y herramientas) que permiten definir, monitorizar y optimizar los resultados sobre objetivos personales y departamentales alineándolos con los objetivos estratégicos en todos los niveles de la empresa.

  A diferencia de otras definiciones sobre gestión del rendimiento esta destaca la importancia de la combinación de los elementos Tecnología, Metodología y Métricas.

• Metodologías Existen diversas metodologías de Gestión del rendimiento con más o menos aceptación, pero Balanced Scorecars parece que ha tenido algo más de aceptación. Esta metodología aboga por la observación de al menos 4 perceptivas del entorno empresarial en lugar de monitorizar únicamente la perspectiva financiera. Este método se divulga en 1996 con la publicación de The Balanced Scorecard por los autores Robert S. Kaplan y David P. Norton. Las perspectivas propuestas por la publicación son:

• Financiera
  • En la perspectiva financiera se observan objetivos sobre indicadores de negocio habituales incremento en el nivel de beneficios de la compañía, beneficios por acción, flujo de caja, reducción de costes etc.

   

• Clientes
  • La perspectiva de cliente basa su observación sobre objetivos relativos a incrementos en el volumen de negocio con clientes existentes, satisfacción de clientes, fidelización de clientes y adquisición de clientes nuevos.

   

• Procesos Internos.
  • En esta perspectiva caben los procesos de gestión interna como inversión y desarrollo, control de calidad y relación y gestión de clientes.

   

• Aprendizaje y crecimiento.
  • Aprendizaje y crecimiento es una perspectiva que monitoriza objetivos sobre encuestas de satisfacción desde el punto de vista recursos internos en la empresa, formación continuada de los empleados y en definitiva todo aquello que pueda suponer una mejora en la productividad.

   

Actualmente muchas verticales de negocio han incorporado sus propios indicadores clave de rendimiento adaptándolos a sus necesidades de monitorización.

En resumen estas perspectivas permiten tener una foto mucho más amplia y real de lo que ocurre en un entorno de negocio.

• Recursos Disponibles:
  • Página oficial de Microsoft office PerformancePoint Server 2007
  • Blog del equipo de PerformancePoint
  • Recurso desconocido pero con información valiosa F1 en DD. (Mostrar)

     

• Recursos disponibles (descargas) Documentación valiosa de cara a la certificación de PPS.
  • Guía Implementación
  • Manual de operaciones
  • Guía de planificación y arquitectura
  • Herramienta de migración de soluciones implementadas con BSC 2005 a PerformancePoint Monitoring.

     

• Lectura recomendada
  • Monitoring and Analyzing with Microsoft Office PerformancePoint Server 2007. (Ingles)

     

• Cuadros de Mando
  • Orígenes de datos
  • Indicadores
  • Indicadores clave de rendimiento
  • Cuadros de mando
  • Demo creación de un cuadro de mando balanceado

   

• Orígenes de datos
  • Multidimensional
    • Orígenes de Analysis Services 2008
    • Orígenes de Analysis Services 2005
    • Orígenes ubicados en Analysis Services 2000 (Connection String)
      • provider=MSOLAP.2;data source=iwt;initial catalog=FoodMart2000;ConnectTo=8.0

       

  • Standard Queries ODBC ()
    • Observar sugerencias sobre rendimiento pobre a partir de 20,000 Registros
    • Observar limitaciones indicadas en la ayuda para entornos de 64Bit accediendo a Drivers de Access o Excel de 32 Bit
    • Cadena de conexión tipo: Driver={SQL Server};Server=ComputerName;Database=AdventureWorksDW

       

  • Tabular List. Nos permiten crear listas de datos tabulares (Tablas) En esta categoría entran los siguientes tipos de orígenes:
    • Tablas de SQL Server
    • SharePoint Lists
    • Import from Excel 2007 Workbook
      • Sirve como ejemplo para una prueba de concepto de rápida implementación o Demo!!
    • Excel Services. Permite seleccionar un origen de datos de Excel publicado en Excel Services de SharePoint (Demo)

     

• Indicadores Son los elemento gráficos que permiten al kpi representar sus distintos estados
  • Tipos
    • Estándar Son más adecuados para reflejar situaciones en las que alcanzar el objetivo y superarlo con creces siempre resulta positivo.
      • Incrementando es mejor.
        • Ejemplo con tipo incrementando es mejor sería el del indicador del nivel de ventas de una compañía, si se sobrepasa el objetivo mejor y cuanto más mejor.

         

      • Decrementando es mejor, un ejemplo de proceso de este tipo sería el indicador de tasa de piezas defectuosas en el proceso de fabricación.

     

    • Centrados Los de tipo centrados son más adecuados para reflejar situaciones en las que tan malo es quedarse muy lejos del objetivo, como pasarse en exceso, un ejemplo sobre este tipo de situaciones se puede ver en el nivel de utilización de un Call Centrer, un nivel bajo de utilización podría indicar exceso de personal y por otro sobreutilización puede estar reflejando quizá que las llamadas no resuelven las incidencias.
    • Número de niveles. Tanto los Estándar como los centrados poseen esta característica que permite definir cuantos niveles distintos se van a representar con este indicador.
      • 2 a 10 mínimo 2
      • 1 no existe seria fijo
      • No Data indicador Para reflejar que no hay datos.
      • Imagen personalizable para cada nivel.
    • Tenemos una serie de indicadores ya construidos y por otro lado podemos crear otros en blanco para personalizar según nos interese.
    • Demo, mostrar los indicadores estándar, Centrados, crear uno nuevo.

       

       

• Indicadores clave de rendimiento (KPI). Junto con el cuadro de mando son los pilares del producto y del propio proceso de gestión del rendimiento.
  • Construidos con medidas/Métricas que cargan a través de los orígenes de datos y muestran sus distintos estados mediante los indicadores.
  • Deben disponer de una medida que actué como valor actual y cero o más medidas que actúen como objetivos, no todos los valores adicionales al actual deben compararse con el actual para producir un ratio, es perfectamente válida la utilización de una medida para ofrecer información adicional al contento del indicador clave. Un ejemplo de este caso se vio en la demo del primer Webcast de PPS Monitoring, donde se generaba un Scorecard con un KPI con las métricas Actual, objetivo y YTD, donde YTD no se usaba en ningún cálculo.

     

  • Solo Seleccionando un objetivo en la definición de un KPI podemos pulsar sobre el botón de establecer patrón de puntuación e Indicador para configurar el Patrón de puntuación (Scorecard Patern) Concepto completamente alineado con lo expuesto sobre los indicadores.

     

    • Incrementando es mejor (Standard)
    • Decrementando es mejor (Standard)
    • Cercano al objetivo es mejor (Centrado).
    • La elección del tipo de patrón tiene implicaciones sobre el tipo de indicador al que optaremos posteriormente y por consiguiente al tipo de situación que queremos reflejar con este KPI.

     

  • Método de establecer las bandas, esta configuración determina el método de cálculo de situación en la banda de porcentajes. La fórmula de cálculo es distinta para cada patrón de puntuación seleccionado en el combo anterior, en la propia ventana de selección se muestra una ayuda identificando los elementos de cálculos muy útiles para entender las distintas combinaciones que se pueden dar.
    • Calcula las bandas mediante el cociente del Actual/Target.
    • Calcula usando el valor del actual.
    • Valor establecido por la puntuación, se retorna un valor normalmente entre -1 y 1 que se obtiene del origen de datos que hay que especificar.
  • Posibilidades del Formateo de las medidas o métricas.

   

• Indicadores Clave de Rendimiento II. Tipos se hace una distinción LOGICA (Se diferencian por el tipo de configuración que establecemos sobre ellos) pero físicamente son el mismo objeto.
  • Nivel hoja (Calculo se deja a default), es la más bajo que podemos encontrar en una jerarquía de KPIs, toman sus valores de los orígenes de datos. Su valor en la opción de cálculo debe estar a default o apuntando al origen de datos si queremos permitir obtener el nivel de detalle de la medida y esta proviene de AS.
  • Nivel no hoja (Permiten Agregar medidas de los mismos tipos y relacionados) Se configuran para que su valor se calcule de los indicadores clave que figuran por debajo. (Mismo tipo )
  • Objetivos Permiten Rollup (agrupan valores con distintos tipos y no relacionados)
  • Desde SP2 podemos hacer show details sobre target o actuals si el origen está sobre AS y el cálculo se establece de tipo origen de datos. Obtenemos el nivel de detalle definido por defecto para la medida /KPI origen en AS.

• Cuadro de Mando El cuadro de mando es una colección de KPIs y objetivos por lo tanto mucho de lo que se ha expuesto al definir los KPIs va a tener implicaciones en el Scorecard
  • Configuraciones de los objetivos
    • Valores a Mostrar
      • Target
      • Actual
      • Nada
    • Scoring
      • Score type Forma de calcular la puntuación
      • Score Rollup type
    • Indicadores
    • Overrides Sobre escribe el nombre
  • Configuraciones de visualización del KPI
    • Importancia en el calculo
    • Sobre escritura del nombre
  • Opciones de visualización
    • Mensajes
      • Si celda vacía
      • Mensaje a mostrar en caso de error.
    • Ver.
      • Comentarios
      • Detalles
      • …
    • Opciones de ediciones de KPis para creación de Jerarquías
      • Pestaña Edit de la cinta
        • Incrementar decrementar niveles
        • Subir o bajar elementos
        • Borrado de filas y columnas
        • Etc.
    • Elementos Complementarios del menú de details
      • Agregaciones
      • Dimensiones
      • Propiedades Extendidas. Ver como Demo
• Demo Cuadros de Mando
• Seguridad
  • Distintos niveles de seguridad
    • AD Primer nivel de acceso, solo usuarios del dominio.
    • Seguridad a nivel de Objetos en un Dashboard
      • Rol Lectura Puede ver el objeto
      • Rol de Edición Puede editar el objeto
    • Seguridad a nivel de Servidor
      • Rol de Admin Control completo en el Servidor de Monitoring
      • Rol de Creator Este rol permite crear Kpis, Scorecards e indicadores, pueden publicar elementos en el servidor de Monitoring y borrar allí donde son editores.
      • Rol de Power Reader Este rol concede permisos de solo lectura a todos los objetos
      • Rol de Data Source Manager Permite a los usuarios que pertenecen a este rol crear y borrar orígenes de datos
    • Acceso a orígenes de datos
      • AppPool La cuenta de gestión del pool del servicio debe tener permisos de lectura en el origen de datos.
    • Seguridad entorno distribuido
      • Kerberos
• Resumen PerformancePoint Server permite generar Cuadros de mando que son capaces de manejar tres niveles de información, un primer nivel de información muy resumida, un segundo nivel de informacion segmentada mediante miembros de dimensiones permitiendo análisis y por ultimo informacion detallada mediante informes y la capacidad de mostrar detalles de KPIs e informes.