Allá por los años 80 existía un personaje de una serie de televisión quien obtenía su poder a través del uso de un traje especial. El simple hecho de poseerlo le concedía un súper poder al que, sin embargo, debía habituarse antes de ser capaz de poder utilizarlo con la suficiente habilidad como para poder generar algún beneficio a la sociedad. Por tanto, antes de convertirse en un gran héroe era necesario que se cumplieran dos condiciones: disponer del traje y saber hacer uso de él. Me detengo en el hecho de saber hacer uso del traje, como premisa principal en el resto de la argumentación.

En el mundo de la digitalización, disponer de ese poder -alegóricamente, el “traje”- no es en absoluto difícil, la tecnología existe y está al alcance de la mayoría. Convertirlo en súper poder -saber sacar un beneficio de su uso- ya es otra cuestión no poco relevante.

Como nuestro personaje, sabiendo de las virtudes de la prenda, sólo es necesario aplicar el método de prueba-error para llegar a entender su funcionamiento y, con perseverancia, algo de dolor tras diversas caídas y, especialmente, con tiempo, se puede llegar a extraer de ella un potencial del que generar un gran valor para uno mismo y para la comunidad a la que se pretende, o siente la necesidad de ayudar.

¿Qué es la digitalización?

Business Process, Analytics, Inteligencia Artificial, Machine Learning, Internet of Things,  Digital Asset Management, Blockchain, Cloud, Datalake… Detrás de la transformación digital, todo un aforismo, subyacen conceptos tecnológicos y procedimentales. Tenemos “traje”. Pero más allá de la especificidad o concreción técnica, lo realmente importante es tener y obtener una visión en perspectiva de la situación actual de la empresa o corporación que va a ser objeto de esa digitalización para saber dónde y cómo hay que poner el foco para que los procesos, ellos especialmente, puedan beneficiarse de cada una de las tecnologías a nuestro alcance. Saber cómo se debe prestar ese servicio que demandamos de la tecnología para mejorar nuestra cadena de valor como empresa, es decir, como generadores de servicio a la sociedad. Hay “traje” y hay súper héroe al que aleccionar.

Digitalización, procesos y datos

Como indicaba anteriormente, el foco hay que ponerlo en los procesos, pero ¿qué son los procesos en el contexto de la digitalización?

Procesos son flujos de información de distintas formas, tipos y tamaños que fluyen desde un origen inicial hasta un destino final generando distintos tipos de interacciones y desencadenantes, a su vez, de otros procesos con sus flujos con origen y destino definido transportando su heterogénea información. Que no es poco.

Si todo eso son los procesos, digamos que la digitalización sería el método que facilitaría que ese origen y aquel destino se entiendan, se comuniquen. Y es que, digitalización, es comunicación, hay emisor, hay receptor, hay medio, hay mensaje. Lo es desde todos los puntos de vista, tanto en la interlocución entre personas –equipos, áreas de negocio, centros de coste-, como en la conectividad de los recursos físicos y lógicos que pretenden conseguir que los paquetes de información interactúen entre sí para enviar y recibir aquel otro que el proceso necesita para ser exitoso.

El nexo que une cualquier tipo de comunicación que se establezca, bien sea por transmisión oral o escrita, o por medios digitalizados, es el mensaje. Y, así como en la comunicación entre personas la palabra es el componente básico del mensaje, en la digitalización lo es el dato.

El valor de la cadena de valor

Siguiendo con la analogía, para que un emisor transmita un mensaje escrito, la palabra debe contener el número exacto de letras, en un orden correcto, formar parte de una convención a la que esté adherido el receptor del mensaje (normalmente, un idioma), cumplir con unas normas de representación gráfica, ser visible y persistente sobre el soporte que la aloje y estar a disposición del destinatario exacto, en el momento preciso para que ese mensaje surta el efecto deseado. Pues, entendiendo eso, con el dato ocurre algo muy similar, aunque con algunos matices como que son muchos los emisores, muchos los receptores, hay un montón de convenciones, muchas normas e infinidad de mensajes que transmitir con un mismo conjunto de datos, en función de cómo el dato se relacione con otros.

La transmisión de mensajes, la comunicación en eso que se ha venido en llamar digitalización, puede tener como destinatario tanto una persona (tareas, emails, llamadas…), como un departamento (informes, políticas de cumplimiento, gestión de activos…) o un componente lógico que desencadene otro proceso para generar un segundo mensaje condicionado a un dato variable y variante. Pero en todos los casos, el dato, o bien se genera o está residente en algún punto de un proceso dentro de la cadena de valor de una empresa en forma de paquete de unos y ceros. Como el traje de nuestro protagonista, existe tecnología capaz de gestionar el dato necesario para transmitir ese mensaje, el reto está en que esa gestión sea suficientemente eficiente y eficaz para que la cadena de valor no sólo no tenga mermas, sino que se vea incrementada precisamente en eso, el valor. Aprender a usar el “traje”.

La digitalización no es únicamente agilizar la toma de decisiones, por ejemplo, optimizando la visualización de datos como, de manera simplista, puede llegar a explicarse. Ni es sólo automatizar procesos, o trabajar con metodologías ágiles, o utilizar herramientas colaborativas… Es la suma de todo eso y más: es la gestión del dato y el análisis del tránsito de ese dato para utilizarlo de la forma más eficiente. Entendiendo, por tanto, que la gestión del dato es la clave de la digitalización y dando por supuesto que los datos existen en enormes volúmenes dispersos entre distintos y dispares repositorios, ¿cómo se alcanza el éxito de la comunicación efectiva en forma de digitalización para transformarla en valor para esa cadena?

Big data: Domesticar a la bestia

Los datos están ahí y, como hemos visto, son los elementos clave que necesitamos saber controlar para que hagan aquello que les pedimos y se nos presenten cuando se lo pedimos y como se lo pedimos. Pero son muchos y están algo asilvestrados. Ese es el primer gran desafío, cómo domesticarlos.

Es habitual encontrar artículos en los que, en el afán por establecer una categoría inapelable que los definan, fijan rangos delimitados a los grandes volúmenes de datos, conocidos como macrodatos (a.k.a. big data), y se dimensionan a máximos y mínimos medidos en Terabytes, Petabytes y demás, de manera que seamos plenamente capaces de discernir si tenemos, o no, un volumen suficientemente grande de datos como para considerar la necesidad de buscar adiestradores para su control absoluto. Pero la realidad es que, si nos ceñimos a las características que definen a los macrodatos (volumen, variedad, velocidad, veracidad y valor) hoy en día cualquier empresa, sea de la dimensión que sea, necesita obtener una foto pormenorizada de los flujos de información que transitan por su cadena de valor: origen y destino de los datos, valor e impacto en el proceso, desencadenantes clave que actúen como iniciadores… todo ello para establecer cómo y cuándo utilizar cuál tecnología para, ahora sí, digitalizar aquellas partes del proceso que hagan que la empresa gane en eficiencia, eficacia, rentabilidad y, como derivada última, reconocimiento de marca por sus resultados.

El proceso de mejora que supone la digitalización es un camino largo, pero no necesariamente doloroso si se entiende su complejidad y alcance. Pues, no sólo tiene que ver con tecnología como he tratado de explicar, sino con un variado elenco de actores, todos importantes, como los procesos, las unidades de producción, las personas, normativa interna y sectorial, las leyes (privacidad, por ejemplo) o la seguridad. Volviendo a la alegoría, el “traje”, es decir la tecnología, sabemos que está al alcance de cualquiera. Su uso de manera eficaz y eficiente, tal vez no tanto.

Como el protagonista de nuestra serie, tenemos la posibilidad de aprender a ser un súper héroe por nuestra cuenta a base de perseverancia, dolor y tiempo. Sin duda, es una opción. Pero hay otras, ¿hablamos?

Por cierto, si alguien no sabe de qué serie estoy hablando, le disculpo por su juventud y le invito a ponerse en contacto conmigo para preguntar.

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